Archives August, 2013

18 August
admin
  1. Дизайн  это начало, а не конец презентации, это способ организации информации, а не декорирование.
  2. История. Рассказывайте историю, а не зачитывайте информацию.
  3. Симфония. Объединяйте все средств влияния на аудиторию.
  4. Баланс синего и красного. Обращайтесь к обоим «сторонам» мозга – эмоциональной и рациональной.
  5. Презентация – это коммуникация, а не монолог .
  6. Смысл  – это больше чем сумма информации. Организовывайте идеи.

Подготовка к презентации

  1. Определение потребностей аудитории.
  2. Генерация идей.

Группировка идей по темам и разделам при помощи стикеров.

Визуальные эскизы и раскадровка.

  1. Создание слайдов.
  2. Подготовка выступления.

Кто моя аудитория?

  1. Кто моя аудитория?
  2. Зачем аудитории презентация? Сможет ли презентация решить их проблемы?
  3. Что в моей презентации для аудитории особенно важно?
  4. Как донести им информацию?
  5. Что сделает аудитория после моей презентации?
  6. Что может побудить аудиторию к сопротивлению?

Анализ аудитории

  1. Кто моя аудитория? (численность, пол, возраст, статус, компетентность, степень мотивированности).
  2. Что  они сделают? (цель)

3. Какие у меня есть ресурсы? (Как я могу добиться цели?): аргументы, факты, стиль и вид презентации, авторитетное мнение, анекдоты, люди в аудитории, документы.

Генерация идей

С чего начать? Запишите как можно большее количество идей. Сгруппируйте идеи и выделите главные мысли.

Задайте структуру

Введение

Основная

часть

Заключение

Аннотация

Темы Содержание

Раскройте тему

Резюме

Следующие шаги

Скажите о том, что будет и ключевых вопросах

Поставьте цели перед аудиторией

Примените

метод К-О-К

Подведите итоги, повторите ключевые тезисы еще раз

Объясните, что будет дальше

 Контрольные вопросы

Включил ли я в презентацию важную информацию именно для моей аудитории, а не только для себя?

Не будет ли скучно?

Есть ли у меня история, как я свяжу части презентации?

Моя презентация предлагает  новую информацию с необычной точки зрения?

Использую ли я баланс синего и красного (логического, эмоционального)?

Что расскажут участники коллегам после моей презентации?


18 August
admin

4 правила для презентации:

  1. Представьте презентацию как историю
  2. Примените  принцип «пирамиды»
  3. Используйте индуктивные и дедуктивные рассуждения для раскрытия главных тезисов
  4. Примените одну из 16 логических структур

Правила пирамиды

  1. Идеи необходимо группировать по каким-либо признакам
  2. Наиболее эффективный способ построения пирамиды – сверху вниз
  3. Идеи каждого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные ниже
  4. Идеи каждой группы должны быть взаимосвязаны (используйте 16 структур изложения)

Логическая структура (поток)

Свободная

1. Модульная
2. Числовая
3. Сравнение
4. Разбор конкретного примера
5. Риторические вопросы

Традиционная

6. Хронологическая
7. Географическая
8. По элементам

Контрастная

9. Проблема – решение (действие)
10.Возможность – средство реализации
11. Свойство  – выгода
12. Аргумент – заблуждение

Модель

13. Пространственная
14. Форма – функция
15. Матрица
16. Параллельные треки

 

1. Модульная

Последовательность подобных частей, блоков или разделов, порядок демонстрации которых взаимозаменяем. Часто используется в финансовых отчетах и отчетах по продажам, при презентации товара или услуги.

Преимущества: легко готовить информацию, можно менять местами блоки, или исключать их в случае нехватки времени.

Ограничения:  сложно следовать за логикой изложения.

Правила визуализации: слайд – навигатор, повторяющийся перед каждым разделом, навигация через заголовки и подзаголовки, выделение цветом связанных блоков, цветовая иерархия внутри разделов, единообразие стиля.

2. Числовая

«Есть пять причин …», «Три основных направления развития продаж…»

Преимущества: простая и достаточно свободная структура.

Ограничения: скучно, утомляет аудиторию, не имеет логического или визуального стержня. Должна использоваться только если ни один другой принцип организации текста не подходит.

3. Сравнение

Сопоставление компании, продукта, процесса или процедуры с аналогичными или конкурентными.

Преимущества: подходит для демонстрации или доказательства явных преимуществ чего-либо. Важно структурировать по принципу «первый по значимости, второй по значимости», или по другому признаку.

Ограничения: следует выбирать с осторожностью или использовать как вспомогательную. Важно использовать объективную статистику и мотивировать аудиторию на восприятие скучной информации.

Правила визуализации: использовать визуальный контраст цветом, формой, структурой. Показывать главные и промежуточные выводы на отдельных слайдах. Максимально использовать графики и гистограммы.

4. Разбор конкретного примера

История или рассказ о том, как решались определенные проблемы или развивалось событие (процесс). Применяется при презентации технически сложных продуктов или процессов для непосвященной аудитории.

Преимущества: хорошо удерживает внимание, простота и практичность.

Ограничения: в презентации  не должно быть более 3-5 разделов.

Правила визуализации: максимальное использование визуальных образов, минимизация текста, использование пустого пространства, допустима анимация.

5. Риторические вопросы

Предельная форма поддержки аудитории, максимально эмоциональная презентация. Вовлекает аудиторию и прекрасно подходит для рассмотрения проблем. Вопросы: «Возможно пора узнать за счет каких продуктов мы выполняем (невыполняем план…)», «Возможно вы хотели бы знать…», «За счет чего мы собираемся укрепить позиции по сравнению с конкурентами…».

Преимущества: ясная логика,  которой легко следовать; не требует «продвинутой» визуализации, легко аргументировать выводы.

Ограничения: можно использовать не более 3-4 риторических вопросов.

6. Хронологическая

Идеи упорядочиваются по временной шкале, (например, первый квартал, второй, третий, отражающие события в том порядке, в котором они произошли или могут произойти.

Преимущества: хорошо презентует информацию, связанную с какими-либо переменами. Естественно воспринимается слушателями.

Ограничения:  логика связана с датами, а не с приоритетами или иерархией идей.

Правила визуализации: требует выделения главных мыслей (фактов)  цветом (символами, рисунками), так как логика запоминания движется по датам а не по иерархии идей. Требует формулировки  выводов как в основной части так и в заключении, возможно создание промежуточных слайдов с предварительными выводами и их последующей «классификацией».

7. Географическая

Отражает логику места, например:  Киев, Донецк, Днепропетровск.

Преимущества: наглядная, легко воспринимается.

Ограничения: те же, что и в хронологической.

Правила визуализации: те же что и в хронологической, хороший прием визуализации – использование карт с заголовками-классификаторами, (например «карта лучших показателей», карта самых успешных филиалов)

8. По элементам

Изложение основано на описании составных частей чего-то, например частей технического устройства, традиционных составляющих процесса (например, структура презентации состоит из вступления, основной части и заключения).

Преимущества: одна из самых простых и логичных структур изложения.

Ограничения: структура должна быть простой, либо аудитория должна ориентироваться  в теме презентации.

Правила визуализации: удачный прием – акцентировать слайды. Описывающие один элемент цветом, символами или подзаголовками.

9. Проблема – решение (действие)

В центре презентации проблема и решение, предлагаемые вами или вашей компанией.

Вариант проблема – действие предполагает изложение одной или нескольких трудных задач и действия, которые вы предлагаете для их решения. Этот вариант является более дипломатичным, поскольку в деловой практике трудности упоминаются чаще, чем проблемы.

Преимущества: как дополнительная структура применяется очень часто,  хорошо сочетается со свободными или традиционными структурами. Структурирует изложение, удерживает внимание аудитории.

В качестве самостоятельной логической структуры применяется для презентации изменений в компании или процессах.

10. Возможность – средство реализации

В центре презентации – некая деловая возможность и средство ее реализации, доступное вам или вашей компании.

Преимущества: используется в презентациях продаж или презентациях, связанных с финансовыми инструментами.

Ограничения: узкое применение.

11. Свойство – выгода

В центре презентации ряд свойств товаров или услуг и конкретные выгоды этих свойств.

Преимущества: используется в презентациях продаж или презентациях новых товаров (услуг).

Ограничения: узкое применение.

12. Аргумент – заблуждение

Презентация, построенная по принципу «от противного». Аргументы против вас самих и их дальнейшее опровержение с помощью демонстрации заблуждений (или неточностей), лежащих в их основе.

Преимущества: яркая, зрелищная презентация. Способ работы с потенциальными возражениями или продвижения непопулярных идей.

Как правило, используется как дополнительный прием.

Ограничения: используется для аудитории, настроенной скептически или для умелого управления возможными возражениями и вопросами. При самостоятельном применении презентация должна быть короткой.

Использовать осторожно.

Правила визуализации: визуализация лаконичная, использование принципа «мало – это много».

Презентации на контрасте

  • Большинство презентаций, основанных на контрасте обладают большой убеждающей силой. В этом их преимущество и ограничение одновременно.
  • Такие презентации не должны занимать много времени, так как можно эмоционально «перегреть» аудиторию.
  • Их целесообразно использовать в качестве второй (дополнительной) логической структуры.
  • Эти презентации влияют на аудиторию через аргументы, поэтому визуализация не должна конкурировать с текстом.

13. Пространственная модель

Идеи организованы концептуально, отражают конкретную модель или аналогии, что обеспечивает систематизацию вопросов и тем презентации.

Информацию надо систематизировать и визуализировать в виде рисунка или схемы, где можно увидеть ключевые элементы и связи между ними.

Организовать презентацию элементов модели можно при принципу «как вижу» (слева-направо или сверху вниз, снизу вверх), по значению элементов (главные элементы. второстепенные), по схеме «элементы + связи между ними », по схеме «части и их функции» и т.д.

Преимущества: одна из самых логичных, удобных для понимания и запоминания презентаций. Всегда хорошо воспринимается аудитоорией.

Правила визуализации: слайд с рисунком модели является ключевым. Его можно использовать как слайд навигатор, повторяющийся перед каждым разделом, с акцентированием той части, о которой пойдет речь в разделе.

При использовании слайда – схемы возможна навигация через заголовки и подзаголовки, выделение цветом связанных блоков, использование символов.

Используйте для навигации составные части модели.

14. Форма – функция

В центре презентации – одна бизнес концепция, метод или технология и многочисленные возможности ее использования или функционирования.

Преимущества: простая и понятная структура. Возможно максимальное использование графической визуализации.

Правила визуализации: аналогии могут быть представлены изображениями.

Такие презентации  достаточно лаконичны, содержат мало текста и много изображений, иллюстрирующих и усиливающих речь выступающего.

15. Матрица

Используются схемы из четырех и более клеток для организации идей в понятной и легко запоминающейся форме. Используйте матрицы 2х2, 3х3, 4х4. Похожа на структуру пространственной модели, различия между ними заключаются в том, что пространственная модель предполагает динамичные взаимоотношения или движение, а матрица стабильные взаимосвязи. Можно вписывать матрицу в другую матрицу, например один из элементов представлять как матрицу 2х2.

Правила визуализации: те же что для схем.

16. Параллельные треки

Разновидность матричной структуры. При таком типе изложения рассматривается серия связанных идей с аналогичными подпунктами, например 2 процесса с аналогичной структурой. В аналитических презентациях хорошо сочетается с хронологическими и географическими структурами.

Практические приемы изложения материала

Вступление

  1. Короткий обзор о том, что будет в презентации
  2. Сообщите зачем информация необходима аудитории
  3. Скажите о том,  что вы ожидает в получить в конце выступления
  4. Сделайте прогноз продолжительности

7 способов начать презентацию

  1. Вопрос: вопрос, направленный аудитории. Может присутствовать  в выступлении, или быть на слайде;
  2. Факт: интересные статистические данные (например, если это периодическая презентация, то что изменилось со времени предыдущей);
  3. Ретроспектива/Перспектива: взгляд в прошлое или будущее;
  4. Цитата;
  5. История или анекдот: короткая, интересная слушателям история;
  6. Афоризм: известное высказывание;
  7. Аналогия: сопоставление двух казалось бы не связанных объектов, которое помогает пролить свет на сложный вопрос.

Изложение проблемы

  1. Определите сферу, в которой возникла проблема
  2. Определите, что нарушило стабильность в данной сфере.
  3. Определите нежелательный результат Р1.
  4. Определите желаемый результат Р2.
  5. Установите, предпринимались ли какие-либо действия, чтобы решить проблему.
  6. Определите Вопрос, на который должен быть дан Ответ в  презентации
  7. Дайте Ответ на Вопрос, или предложите Развернутое Решение

Имидж факта

  • Документы
  • Вещественные доказательства
  • Детализация
  • Свидетели
  • Эксперты
  • Слова, связанные с эмоцией уверенности
  • Ссылки на то, что происходит сегодня

Логические связки

  1. Ссылки на структуру (содержание) На протяжении всего выступления несколько раз напоминайте слушателям о структуре презентации.
  2. Логический переход Завершите предыдущую тему, скажите как она связана с последующей и продолжайте.
  3. Перекрестные ссылки Ссылайтесь на то. что уже было сказано и будет сказано в дальнейшем.
  4. Риторический вопрос Ставьте релевантные вопросы и отвечайте на них.
  5. Лейтмотив (рефрен) Приведите какой-то пример или факт в начале презентации. А затем возвращайтесь к нему несколько раз.
  6. Промежуточные итоги Останавливайтесь на переходах от темы к теме и подводите итог сказанному.
  7. Нумерация Объединяйте близкие концепции в группы и нумеруйте их. Например: «мы рассмотрели 3 основных проблемы доходности из пяти и теперь переходим к …»
  8. Подкрепление пункта Б Повторяйте призыв к действию несколько раз на протяжении презентации.

Заключение

  1. Напомните вопрос или проблему (кратко, 5-10% заключения)
  2. Подчеркните важность решения (50% заключения).
  3. Сформулируйте выводы (кратко, просто перечислите, 30% заключения)
  4. Перед формулированием главных выводов лучше использовать индукцию, а не дедукцию
  5. Дайте один главные аргумент в поддержку выводов или сформулируйте главное улучшение (только одно).
  6. Перечислите следующие шаги
  7. Окончите эмоциональный контакт: поблагодарите аудиторию и сделайте позитивное пожелание

Правила

  1. Первый слайд  – введение или слайд-обращение
  2. Второй слайд  – содержание
  3. Каждый раздел должен предваряться слайдом-оглавлением, в котором указаны все темы раздела
  4. После каждого основного раздела промежуточные выводы или короткое резюме
  5. Для заголовков следует использовать только одну синтаксическую конструкцию
  6. Изображения используются только на титульном слайде, либо  если они являются частью содержания
  7. Графики, диаграммы и комментарии к ним на одном слайде
  8. Заключительный слайд – благодарность за внимание и координаты, где можно получить дополнительную информацию по теме презентации.

18 August
admin

Как создать профессиональные слайды для презентации?

  1. Выбрать подходящие визуальные элементы
  2. Правильно расположить их на слайде

Визуальные элементы:

  • Фон
  • Цвет
  • Текст и шрифт
  • Изображения

Выбор фона

Темный фон:

  • Формальный
  • Не влияет на внешнее освещение
  • Не подходит для печатных раздаточных материалов
  • Меньше возможности использовать оттенки
  • Для большой аудитории
  • Объекты могут отблескивать

Светлый фон:

  • Неформальный
  • Создает радостное ощущение
  • освещает комнату
  • Подходит для раздаточных материалов
  • Для небольших аудиторий
  • Нет возможности использовать резкие световые эффекты либо выделение некоторых элементов светом

Сочетания цветов

Монохроматический

Использование оттенков одного цвета дает очень эффектную палитру. Выбирайте цвета с широким спектром оттенков чтобы достичь достаточного контраста Для контраста используйте черный, белый или серый фон.

Аналоговый

Использование цветов, стоящих рядом в колесе, важно для создания строгой и гармоничной цветовой гаммы. Как и монохроматический, аналоговый способ может создать теплое или холодное ощущение в зависимости от месторасположения цветов на цветовом колесе.

Дополнительный

Цвета, расположенные друг напротив друга наиболее контрастны. Использование только двух цветов создает самые яркие образы. Цвета не должны конфликтовать друг с другом

 

Разделенный

Вариация дополнительного способа: использование двух цветов, находящихся по обе стороны от противоположного цвета. Такой способ дает визуальный контраст, но с меньшим  визуальным эффектом чем дополнительный.

Триадный

Гармоничное сочетание. Используйте яркие и пастельные тона в одном рисунке. Можно использовать светлые и темные оттенки вместо «чистого цвета»

Тетраэдный

Сильный визуальный контраст и в то же время гармония. используются две пары противоположных цветов. Выбирите один доминирующий цвет, а остальные используйте как дополнительные

 Правила  цветовой палитры

  • Оптимальное количество цветов:  3-5 + нейтральный + яркий
  • Нейтральный цвета используются для фона
  • Дополнительные цвета используются для обозначения второстепенной информации, дополнительного фона и второстепенной информации в графиках и таблицах
  • Яркие цвета акцентируют внимание на тексте или выделяют важную информацию в схемах и диаграммах.

Выбор цвета для фона

Черный и белый фон создают наибольший контраст.

Пастельные и светлые тона могут быть размыты проектором и сливаться друг с другом.

Шрифт и текст

Правило 3 секунд: если информация воспринимается в течение 3 секунд, то текст расположен правильно, а шрифт выбран удачно.

Шрифты делятся на шрифты с засечками и шрифты без засечек

Засечки предназначены для написания последовательного ряда слов, превышающего одну строку. Не подходит для презентаций.

Шрифт без засечек крупнее и отчетливее. Подходит для презентаций.

Читабельность и разборчивость

Читабельность определяется тем, насколько легко читать большое количество текста, такого как статья, книга или большая презентация

Разборчивость выделяется тем, насколько легко выделяется небольшой кусок текста – такой как заголовок, оглавление или выноски из текста

Тени от разнонаправленных источников света вызывают диссонанс восприятия. Тень уменьшает четкость текста. Это касается любых эффектов объема.

Выравнивание текста

Заголовок, расположенный по центру слайда – это нормально.

Но если предложение занимает несколько строк, человеку будет сложно прочесть его, каждая строка будет восприниматься, как отдельная надпись.

Этот текст выравнивается по левому краю. Глазу удобно, когда начало следующей строки почти в том же месте, что и начало предыдущей.

Когда текст выравнивается по правому краю, каждый раз глазу необходимо чуть дольше искать начало следующей строки. Конечно, если мы не пишем на языке, который читается справа налево.

При использовании выравнивания по ширине пробелы между словами становятся разной длины. Читать такой текст неудобно.

6 правил общей композиции

  1. Контраст. Аудитория может быстро распознать основной момент
  2. Последовательность. Аудитория знает, а какой последовательности следует воспринимать информацию.
  3. Иерархия. Аудитория видит отношения между элементами
  4. Единство. Аудитория понимает, что вся информация является единым целым.
  5. Близость. Аудитория воспринимает информацию благодаря расположению элементов относительно друг друга.
  6. Свободное пространство. У аудитории есть ощущение визуального простора.

Контраст указывает на основной элемент.

Направление

Используйте стрелки или размер для обозначения отправной точки

Располагайте информацию в соответствии с логикой чтения: слева направо, сверху-вниз

Изображения людей должны смотреть на содержание

Иерархия меняет визуальную историю.

6 «смертных грехов» дизайна

  1. Стандартные шаблоны
  2. КлипАрт
  3. Маркированные списки
  4. Конкурирующий фон
  5. Эффекты анимации
  6. Слайдомент

Правила

  • Меньше – значит больше
  • Одна мысль на слайде
  • Принцип сигнал/шум
  • Пустое пространство позволяет  аудитории сориентироваться
  • Ничего не располагается случайно.
  • Правило 3 секунд
  • Правило третей
  • Правило Z
  • Использование сетки.

18 August
admin

MRD – Market Requirements Document (англ.), требования рынка.

Виды MRDs:

  • Новый продукт
  • Новый выпуск уже существующего продукта

Решение:

  • Описание проекта
  • Цель релиза
  • Желательное ограничение по времени
  • Более подробное рассмотрение сути проекта

Объем MRD:

  • Краткое изложение (5-10 страниц)
  • Онлайн данные
  • MRD должен включать особые приоритеты клиента, конкурирующий анализ и данные по состоянию рынка.

MRD – действующий документ

  • MRD должен быть помещен в центрально доступных местах
  • Должно быть оповещение о его изменениях

10 подсказок для написания лучших MRDs

  1. Пишите с точки зрения пользователя
  2. Используйте скриншоты
  3. Используйте простой язык
  4. Используйте шаблоны – но осторожно
  5. Уделяйте первостепенное внимание  требованиям
  6. Уточняйте «Что» и «Почему»- Но не «Как»
  7. Выполняйте нефункциональные требования
  8. Проверяйте и обновляйте
  9. Определите целевой рынок и выбор позиции
  10. Используйте глоссарий

MRD – ключевые вопросы

  • Резюме проекта
  • Цель
  • Задачи
  • Дата поставки
  • Целевой рынок и клиент
  • Общая позиция
  • Конкуренция
  • Модель использования
  • Потребности клиента и соответствующие характеристики
  • Системные и технические требования
  • Гарантия качества и тестирование
  • Приложение.

18 August
admin

Busy Economy

  • Стандартний час роботи
  • Доступність протягом робочого часу
  • Ієрархічні зв’язки
  • Негативне ставлення до інтернет-вештання (browsing)
  • Правила, які задаються на довгий період часу

Bursty Economy

  •   Довільний час роботи
  •   Декларативна доступність у будь-який зручний час
  •    Латеральні зв’язки
  •    Підживлення інтернет-вештанням, отримання нових ідей
  •    Гнучке експериментування (Agile), навмисне провокування помилок (fast failure)

“Storytelling”

  • Залучує мозкові ресурси більш цілокупно
  • Еволюційно зумовлене
  • Сприймається як те, що має більше значення
  • Легше пов’язуєтья з особистим досвідом
  • Неформальний метод навчання

Ефективний бізнес-нетворкінг

  • Динамічна робота з “контактами”
  • Культивування ефективних відносин
  • Уважність до потреб інших
  • Вибірковість комунікації – маємо свободу, якою повинні скористатися мудро

Постановка цілей нетворкінгу

  • Дозволяє зближення з відповідними людьми
  • Дозволяє вибірковість у використанні інструментів
  • Уможливлює реалізацію загальної стратегії бізнесу через нетворкінг

Найважливіше – як ви працюватимете на розбудову відносин з “контактом” після знайомства.

Презентація в ліфті (Elevator Pitch)

  • Який цільовий ринок?
  • Хто цільовий клієнт?
  • Яка потреба клієнта?
  • Яка назва продукту?
  • Яка його ринкова категорія?
  • Яка його ключова цінність?
  • Хто конкуренти?
  • Яка унікальна точка диференціації?

Можлива структура презентації в ліфті

Вітаю! Я ____ім’я_________ з компанії _____назва_____, ми допомагаємо ______цільовий клієнт_________

тим, що _____ваша пропозиція, одним реченням __________.

Серед наших клієнтів ___________конкретні назви_______, які були незадоволені ________альтернативи________.

Наш продукт _________унікальна пропозиція цінності________, що дозволяє _________результати____________.

На відміну від _________конкуренти, альтернативи _________, ми пропонуємо ________атрибути диференціації________.

Ефективна презентація в ліфті

  • Не “продавати” окремий продукт, а відкривати відносини
  • Артикуляція проблеми і цінності вашого рішення
  • Звертайте увагу на потреби співбесідника і уважно слідкуйте за реакцією
  • Залиште простір для діалогу
  • Попросіть щось у кінці (візитка, дозвіл надіслати резюме тощо).